U heeft bevestigingsmaterialen geleverd. De klant is blut en heeft geen zin om te betalen. De klant heeft een opdrachtbevestiging getekend. Ook is er getekend voor ontvangst.
Op het eerste oog lijkt dit een "inkopper". U stuurt een aanmaning. Vervolgens reageert de klant met de mededeling dat hij de betaling heeft uitgesteld, omdat het product niet deugde.
U komt er niet uit en stapt naar de rechter. Deze zal normaalgesproken aan de hand van de opdrachtbevestiging en de leverbon als feiten vaststellen dat er een overeenkomst tot stand is gekomen en dat u aan uw leveringsverplichting heeft voldaan. Geen probleem, zou je denken.
De klant reageert op de dagvaarding en stelt dat de door u geleverde spullen niet deugden. Bij montage bleken uw spullen niet goed te passen en braken uw schroeven af. Twee personeelsleden hebben dat gezien en willen dat wel bevestigen. De klant vordert ontbinding en schadevergoeding.
U zult versteld staan hoe vaak deze truc wordt toegepast. Niet voor niets hoorden we een kantonrechter tijdens een zitting eens zeggen dat de ronde regenpijpen opeens vierkant waren geworden toen het op betalen aankwam...
De klant moet bewijs leveren dat de spullen niet deugden, maar u voelt hem misschien al aankomen: als je niet oplet, wordt je gedwongen om te bewijzen dat de onderdelen wel goed waren. Een probleem is ook nog dat de problemen pas bij de klant ontstonden en u er niet eens zomaar poolshoogte kunt gaan nemen. Misschien heeft de klant wel onjuist gereedschap gebruikt, maar wordt dat niet toegegeven.
Het is ook niet ondenkbeeldig dat de klant zijn personeel onder druk zet om voor u ongunstige verklaringen uit te lokken. (Meineed is strafbaar, maar probeer dat maar eens voor de strafrechter te krijgen!).
Uiteindelijk ontmoet u veel problemen en dreigen er zoveel kosten, dat u met tegenzin maar besluit om een schikkingsvoorstel te accepteren.
Het is zelfs denkbaar dat de rechter de klant gelooft en de tegenvordering (deels) toewijst. Een ogenschijnlijk eenvoudige zaak kan door (oneerlijk) handelen van de tegenpartij soms behoorlijk uit de hand lopen.
Het bovenstaande voorbeeld illustreert ook de noodzaak van goed documenteren. Als u met uw bedrijfsprocessen rekening houdt met de hierboven aangeduide problematiek, kunt u uw bedrijfsrendement verbeteren. Een goede bedrijfsscan kan dus zeker nuttig zijn!